1. La pré-analyse des offres

Pour apprécier les propositions, le Jury ne disposera que de 1h en présence de chaque équipe.  La Commission technique est donc chargée d'analyser préalablement chaque offre, afin d'en vérifier la correspondance au programme et d'identifier d'éventuels points critiques à soumettre aux membres du Jury.

L'opération est finalisée par la préparation des tableaux comparatifs des offres, qui permettent d'un coup d'œil de se faire une idée sur plusieurs aspects de celles-ci :

• si elles sont complètes et conformes à la demande du Cahier des charges ;
• les options envisagées en matière de stabilité, techniques spéciales, acoustique, intégration d'œuvre d'art, etc. (conformément aux notes présentes dans l'offre) ;
• la première approche budgétaire et la répartition entre les grands postes ;
• l'affectation des surfaces aux différentes activités du programme ;
• la répartition des honoraires au sein de l'équipe ;
• etc.

Le modèle de document pour la pré-analyse est un outil adaptable qui permet de rédiger les différents documents utiles pour le Jury.

En plus, la Commission technique peut rédiger un document qui reprend des questions que soulève chacune des offres, mais dans le respect de l'objectivité du rôle qui lui est conféré et sans influencer la capacité de jugement du Jury.

Enfin, chaque membre du Jury devrait disposer des réductions au format A3 des panneaux de chaque équipe.

Comme déjà précisé pour la sélection qualitative, le niveau d'analyse dépendra du temps que la Commission technique s'est donné.  Il est toutefois important qu'elle connaisse parfaitement les offres, afin d'aiguiller les autres membres dans la recherche d'éléments qui pourraient peser dans la comparaison des offres.

2. Documents à préparer pour le Jury

Pour chacun des membres, préparer un dossier non relié contenant, dans l'ordre :

• les critères d'attribution (à copier coller depuis le CdC)
• récapitulatif* de la composition des offres
• comparatifs*: répartition honoraires, budgets et surfaces
• équipe par équipe: une copie des planches A0 réduites en format A3 + tableau* récapitulatif de l'offre
• le tableau* avec la trame pour le vote

Ne passer en A3 qu'en cas d'absolue nécessité (si lisibilité des caractères impossible en A4) car les A3 sont plus difficiles à manipuler en jury.

* = onglet du tableau de préanalyse

3. Déroulement de la séance

Le planning type de la séance est le suivant :

• 9h : Accueil des membres du Jury
• 9h15 : Introduction de la séance avec rappel des enjeux, planning de la journée et explication des documents de pré-analyse
• 9h30 : Présentation orale des offres par les équipes, à raison d'une par heure (x3)
• 12h30 : Pause déjeuner
• 14h00 : Reprise des présentations orales (x2)
• 16h00 : Affichage de toutes les offres et réservation d'un peu de temps pour que chaque membre réunisse ses idées
• 16h15 : Début des discussions par un premier tour de table : à tour de rôle, chaque membre s'exprime sur chaque offre.
• 17h00 : Deuxième tour de table ou débat.
• 18h00 : Délibération.

4. Rédiger un bon rapport d'attribution

Voir également le paragraphe du même nom dans l'onglet 5, relatif à la sélection qualitative, et le modèle de rapport d'attribution qui donne une idée de la structure et du niveau de précision à atteindre.

Par rapport au jugement des offres, il est fondamental de respecter les critères d'attribution définis pour le marché.  Chacun de ces critères doit être traité de manière indépendante des autres.

Pour rappel, le rapport du Jury complet est envoyé à tous les soumissionnaires par souci de transparence.  Il doit par conséquent contenir des arguments largement partagés au sein du Jury, ou refléter des débats qui opposent deux points de vue différents, mais toujours en suivant le principe que ces arguments doivent être opposables aux équipes qui demanderaient des explications supplémentaires.  Il n'y a pas grand intérêt à insérer des commentaires particulièrement cassants que l'un des membres du Jury pourrait éventuellement prononcer à titre personnel.

Aussi, utiliser des attributs comme 'beau', 'laid', 'séduisant', etc., est peu professionnel.  Les membres du Jury eux-mêmes devraient faire l'effort de traduire leurs impressions en arguments.

L'attribution des points (procédure européenne uniquement)

En procédure européenne, le classement des offres s'opère par l'attribution de points à chaque critère d'attribution.

Il est admis que l'équipe ayant répondu au mieux à un critère reçoive le maximum des points pour celui-ci.  Une réponse à peine satisfaisante est censée correspondre à la moitié des points.  

Il est recommandé d'attribuer les points une fois le consensus obtenu au sein du Jury ou, le cas échéant, après le vote.  En effet, l'appréciation qu'un Jury porte sur une prestation intellectuelle créatrice est le résultat d'un débat et d'un échange d'arguments dont il est important de faire la synthèse.  Une bonne proposition sera souvent celle qui a réussi à opérer une synthèse équilibrée entre les différents critères d'attribution.

5. En cas d'indécision... la négociation

Un des atouts de la procédure négociée est de permettre de revoir une ou des équipes et de leur demander de modifier leur offre.

Il arrive parfois que, au terme de plusieurs tours de table, il ne soit pas possible au Jury d'arriver à un consensus.  Le vote est une des pistes pour sortir de l'impasse, mais parfois il est plus intéressant de réinterroger les équipes en balance afin de les départager sur base d'améliorations de leur offre initiale.

Le choix de réinterroger l'ensemble des équipes, ou seulement les mieux classées, revient au Maître d'ouvrage, sur avis du Jury.  Un certain équilibre doit être trouvé : quel sens y aurait-il d'interroger une équipe dont la proposition initiale a été peu appréciée par le Jury ?  L'identification de cette limite s'opère avec finesse, au cas par cas, en répondant à cette question : "Quelles équipes ont déjà fourni un travail pertinent qui, sans modifier le concept de base, peut être amélioré de manière avantageuse pour le Maître d'ouvrage ?".

Un exemple

L'offre de LeCher Architecte est très intéressante, elle convainc plusieurs membres du Jury, mais d'autres ne voient pas comment elle pourrait se réaliser sans faire exploser le budget ; l'offre de CQFD Architecture est beaucoup plus pertinente au niveau de la faisabilité, mais n'interprète pas aussi bien l'identité souhaitée pour le projet.  Les trois autres offres n'ont pas attiré l'attention du Jury pour différentes raisons, et le Jury n'estime pas qu'elles puissent s'améliorer sans évoluer de manière substantielle.

En entamant une négociation avec les deux premières équipes, à LeCher on demandera donc comment conserver l'esprit de sa pré-esquisse tout en respectant l'enveloppe budgétaire impartie ; à CQFD on demandera, par contre, de retravailler l'identité du projet tout en maintenant le principe spatial et constructif proposé initialement.

Dans la meilleure des hypothèses, les deux équipes joueront le jeu et produiront chacune une offre finale intéressante et faisable : le lauréat sera choisi alors entre ces deux, 'tête-à-tête' : que le meilleur gagne !  Si par contre une des deux équipes n'arrive pas à faire évoluer son offre, le choix se portera vraisemblablement sur l'autre.

6. Récapitulatif des tâches

Avant la séance du Jury

• Fixer un agenda pour la pré-analyse des offres (pour 5 offres il faut 2-3 journées complètes).
• Adapter la fiche d’analyse des offres et décider du niveau de pré-analyse qui doit être appliqué à chaque offre.
• S’assurer de la présence de tous les membres du Jury, en envoyant un rappel par courriel accompagné des PVs de la séance de questions-réponses et des questions complémentaires.
• Préparer des accusés de réception, à remettre lors de chaque dépôt de candidature ainsi qu'un éventuel fléchage vers le lieu de dépôt, si nécessaire (voir modèles téléchargeables sous l'onglet 5).
• Vérifier immédiatement si chaque offre est complète, à l’aide de la fiche d’analyse.
• Décider s'il faut demander ou non des précisions aux soumissionnaires.
• Préparer la salle avec un système de projection et des surfaces d’affichage des panneaux.
• Organiser les arrivées et départs des équipes qui présentent leur projet, le changement des panneaux affichés, des maquettes et du diaporama (entrée secondaire, accueil, etc.).
• Organiser le catering de la séance.
• Préparer les déclarations de créance des experts extérieurs.

Pendant la séance

• Prendre des notes complètes.
• Gérer les arrivées et départs des équipes.

Après la séance

• Rédiger le rapport de la séance (réserver le temps nécessaire les jours suivants).
• Payer les dédommagements aux soumissionnaires et aux experts extérieurs.
• Relire et approuver le rapport (accord final par le président du Jury).

Phase de négociation éventuelle

• Rédiger les questions adressées aux soumissionnaires qu'on veut réinterroger, sur base des décisions du Jury.
• Préciser les documents supplémentaires ou modificatifs à fournir par chaque équipe.
• Le cas échéant, convoquer à nouveau le Jury si telle est la volonté du Maître d'ouvrage.
• Inviter par courrier (+ copie courriel) la ou les équipes à la négociation.
• Rédiger le rapport de la phase de négociation, avec proposition d'attribution.